上海市勞動和社會保障局信息中心商務(wù)組擔負了全局的信息化建設(shè)與維護等各類項目的審批及管理工作，包括用戶需求的審核；對于預(yù)備實施項目的立項；發(fā)標、開標、讀標、詢標、專家評審、商務(wù)談判整個過程的管理；合同審核；價格監(jiān)督；付款管理等多個步驟。在項目的招投標過程中涉及到大量的文檔整理、對比、保存工作；在項目的后期涉及到對于合同的執(zhí)行節(jié)點的及時監(jiān)控，及付款的條件審核，付款的情況記錄。各項目的管理是一個復(fù)雜的過程，而商務(wù)管理更是一個嚴密的工作。信息中心商務(wù)組每年管理的項目上百個，項目類型眾多，同時需對專項經(jīng)費進行嚴格管理，因而提出了該開發(fā)需求。

該系統(tǒng)開發(fā)立足于信息中心商務(wù)組目前工作的迫切需求，通過該系統(tǒng)，實現(xiàn)對于商務(wù)組各項目的統(tǒng)一管理、記錄、查詢，使整個的項目管理流程清晰化、標準化、透明化，處理過程更為快捷，而且所有參與該項目工作流的人均可監(jiān)視整個過程，更為重要的是，對于合同的審核過程、付款的審核過程更為嚴密。同時該系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)采用統(tǒng)一界面入口，與檔管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)進行集成，擴大了OA系統(tǒng)應(yīng)用的深度和廣度。

該系統(tǒng)操作人員包括信息中心領(lǐng)導(dǎo)和部門其他人員以及可能涉及的其他部門有關(guān)人員，因為用戶當前已經(jīng)使用了Lotus Domino/Notes平臺進行有關(guān)的日常辦公和郵件收發(fā)，對于Lotus Notes的操作界面和操作習慣比較熟悉，所以對于基于NOTES開發(fā)的本系統(tǒng)將來的操作使用比較容易接受。

通過Lotus Domino/Designer平臺，管理員可自定義該系統(tǒng)的“上傳合同到SQL數(shù)據(jù)庫”的代理運行時間，可自定義“郵件催辦”代理的運行時間及頻率，還可自定義“合同到期提醒”和“付款到期提醒”的運行時間。通過從后臺對系統(tǒng)進行一些簡單的配置，不僅加大了程序的靈活性，同時也適應(yīng)了不同客戶的個性化自定義需要。對于正在使用Lotus Sametime軟件的客戶，本系統(tǒng)提供可擴展的與Sametime相結(jié)合的在線交流功能，當用戶查看申請單進展情況時，在“待審批人”旁會顯示該用戶是否在線的圖標，用戶點擊在線圖標，可即時與特定審批人進行在線溝通交流，同樣審批人也可以通過在線圖標與申請人進行溝通，良好的溝通可使審批過程更為高效，能夠在一定程度上避免因溝通不暢造成申請單長時間停滯的問題。

系統(tǒng)其它功能簡介：

a)生成有特定主旨的電子郵件

系統(tǒng)在項目審批狀態(tài)（同意或不同意）、付款情況等發(fā)生變化，或者發(fā)生自動或手動（強插）催辦時，會生成電子郵件，發(fā)送給相關(guān)人員。

生成的電子郵件，系統(tǒng)會根據(jù)不同的情況，確定不同的郵件主旨。方便用戶在其郵件系統(tǒng)中很容易地識別本系統(tǒng)生成的郵件

b)自動催辦

i.在審批流程中，如果某個環(huán)節(jié)的審批人在設(shè)定的催辦時間內(nèi)，未作出審批意見，則系統(tǒng)將動向該審批人發(fā)出催辦電子郵件。

ii.郵件主旨為“[商務(wù)系統(tǒng)]xxx項目在您處審批的時間已超過規(guī)定的期限，請從速審批?！?

iii.郵件內(nèi)容包含：項目編號、項目名稱、當前審批環(huán)節(jié)、要求完成的日期、催辦的日期、項目責任部門和責任人，以及該文檔的鏈接。

c)強插催辦

根據(jù)當前選定的項目，發(fā)出催辦郵件。

i.前提：當前用戶有催辦的權(quán)限。

ii.被催辦的對象限定為規(guī)定流程中第一個尚未審批的辦理人。

iii.提供“立即催辦”、“指定日期催辦”的選項。

iv.催辦界面上應(yīng)顯示系統(tǒng)內(nèi)定的“要求時間”和“催辦時間”。

v. 默認郵件主旨為“[商務(wù)系統(tǒng)]請您對xxx項目作出審批意見?！?

vi.默認的郵件內(nèi)容中包含：項目編號、項目名稱、當前審批環(huán)節(jié)、要求完成的日期、催辦的日期、項目責任部門、責任人和催辦人，以及該文檔的鏈接。

d)項目跟蹤

當用戶查看一個項目某一階段的文檔時，可以點擊“查詢”按鈕，查看整個項目所有階段的文檔詳情，及時掌握項目進度。

e)自定義審批流程

f)自定義訪問權(quán)限

g)自定義項目相關(guān)可選項